7 советов по внедрению системы управления обучением, о которых нужно знать

14/07/16
admin

Вы выбрали вашу новую систему управления обучением. Что теперь? Вот семь советов по её внедрению, о которых желательно узнать до начала этого процесса в вашей организации.

#1: Пользователи не разграничивают систему управления обучением и её содержание

Система управления обучением сама по себе составляет только 50% пользовательского опыта; оставшиеся 50% это её содержание. То, что вы заменяете свою старую систему управления обучением новой (или впервые внедряете подобную систему), ещё не значит, что вы должны при этом переносить каждый конкретный учебный курс, который у вас имелся до этого. Вместо этого, задайте рамки вашей миграции (количество курсов, которые вы хотите добавить в систему). Оцените ваши потребности и получите формальное одобрение от всех заинтересованных сторон.

Как только вы задали рамки миграции, назначьте всем вашим учебным курсам приоритет переноса в новую систему (сейчас? позже? никогда?). Для того чтобы задать приоритеты миграции содержимого учебных программ, ответьте на два вопроса: «Сколько учебных курсов имело максимальное количество участников и насколько недавно?» и «Есть ли курсы, которые не использовал вообще ни один человек (ноль записавшихся) за последние шесть – двенадцать месяцев?»

Затем, вам нужно будет принять во внимание совместимость учебных курсов с новой системой. Каждый курс должен быть проигран и протестирован от начала и до конца – начиная с запуска и заканчивая его успешным завершением. Будьте готовы потратить дополнительные средства на починку или воссоздание с нуля учебных курсов, которые оказались несовместимы с новой системой. Это самое подходящее время для того, чтобы удалить всё лишнее из вашего каталога курсов.


#2: Проведите подготовку перед началом работы со свободными текстовыми полями

Потребуются администраторы, которые будут заполнять и обновлять поля. Не новость, что свободные текстовые поля могут стать серьёзным камнем преткновения на пути внедрения системы управления обучением. Например, учитывая сложность (разнообразие) большинства обучающих программ и требований отчётности, стандартизация наименований может занять длительное время. Держите в голове фразу: «мусор на входе — мусор на выходе». Если вы не сможете задать стандарты заполнения индивидуальных полей, то ваши будущие отчёты потребуют постоянной чистки.


#3: Соберите требования к отчётности от всех заинтересованных сторон

Убедитесь, что вы собрали требования к отчётности и вне команды, отвечающей за обучение и развитие. Запросите требования и у смежных групп. Например, ваша команда по ИТ может запросить список сертификационных курсов, которые вы предлагаете, вместе с информацией об уже имеющихся в вашей компании сертифицированных специалистах. Ваш отдел продаж или отдел развития бизнеса может иметь особый список требований для отслеживания готовности к лидерству вашего пула талантов; вам, скорее всего, потребуется добавить этот список к параметрам поиска.


#4: Разработайте простую систему ролей и прав

Администратор системы управления обучением это очень важная роль. Этот человек имеет возможность добавлять, изменять и удалять пользовательские записи и данные учебных курсов. Лучше всего ограничить группу администраторов системы. Также вам потребуется роль супер администратора, который будет управлять информацией на уровне всей организации. Далее, помимо указанных администраторов, будут нужны отдельные группы администраторов для команд управления обучением и развитием, передовых бизнес подразделений или региональных групп. Эти администраторы должны будут иметь доступ к такой функциональности как регистрация на курсы, процент прохождения, опросы, и прочее.

Разумным шагом будет разработать матрицу доступа на основе ролей для того, чтобы упростить работу по разграничению прав в системе. Для любого запроса к администратору на предоставление прав доступа просите бизнес определить роль и задачи пользователя. Никогда не показывайте бизнесу всю матрицу в целом; если вы так сделаете, то, очевидно, они захотят иметь доступ ко всему сразу.


#5: Разработайте требования внутреннего и внешнего аудита

Даже если ваша система управления обучением не будет охвачена в рамках внешнего аудита, у вас должны быть установлены правила и должны проводиться внутренние проверки для отслеживания изменений, добавлений, модификаций, удаления пользователей, конфигураций системы, доступа к системе, и так далее.

Учтите следующие вопросы (список неисчерпывающий):

  • Каков процесс назначения прав администратора?
  • Кто может запросить права администратора, и кто может их предоставить?
  • Существует ли официальная программа обучения и сертификации администраторов?
  • Каков процесс запроса любых изменений, связанных с системой (настройка, доработка, и конфигурация)?
  • Кто может делать изменения в системе?
  • Как добавить или удалить пользователя в системе?
  • Как вы отслеживаете изменения, сделанные в системе?

#6: Отнеситесь серьёзно к вопросу удобства пользования системой

Как сделать учебную экосистему простой в использовании и интуитивно понятной, и при этом учитывающей разветвлённую географию, зоны/функции, роли, опыт, компетенции, потребности в обучении, и так далее? Во-первых, не проектируйте вашу систему исключительно для обучающихся; проконсультируйтесь с учащимися, администраторами и руководителями. Эти различные группы пользователей должны решить и определить, что они хотят видеть в системе. Команда по управлению обучением и развитием не должна решать это за них.

Также, учитывайте, что разработка пользовательского интерфейса это итеративный процесс. Соберите требования пользователей при помощи опросов, фокус-групп или любыми другими способами. Затем запустите бета-версию системы. Протестируйте её и повторите весь процесс снова. Удобство пользования системой это наука сама по себе. Возможно, вы захотите привлечь консультанта для того, чтобы не тратить слишком много времени (и денег) на разрешение пользовательских проблем в будущем.


#7: Создайте команду внедрения системы

Хотя размер вашей команды будет зависеть от количества пользователей, поддерживаемых системой управления обучением, вам все же необходимо заложить несколько определённых ролей:

  • Стратег в области социального и мобильного обучения:
    социальная платформа для объединения обучающихся уже входит в стандартную функциональность любой передовой системы управления обучением. Специалист в этой области может помочь оценить, насколько ваша организация готова к тому, чтобы включить такую функциональность в вашу систему обучения.
  • Специалист по удобству пользования системой:
    Этот человек в вашей команде будет на постоянной основе работать с пользователями для получения обратной связи о том, как сделать учебный процесс простым, а систему удобной для пользователя.
  • Ответственный за размещение материалов и управление контентом:
    Управляющий в этой роли будет отвечать за создание и поддержание материалов, а также за обеспечение жизненного цикла контента (релевантность, пересмотр, редактирование или удаление). Например, этот человек будет проводить тщательное тестирование перед публикацией материалов в системе.
  • Ответственный за ежедневные операции и поддержку системы:
    Вам понадобится человек, который будет отвечать за звонки в службу поддержки, технические проблемы и выполнение пользовательских запросов.
  • Эксперт по управлению системой и аудиту:
    Определение политик и процедур является неотъемлемой частью для достижения успеха. Эксперт по управлению системой может не только отвечать за разработку процедур, но и отслеживать их соблюдение и проводить внутренний аудит системы.

Материал подготовлен на основе перевода оригинальной статьи, сделанного ABC Consulting.
Следите за нашими новостями

Обсуждения закрыты для данной страницы